「初めての急な出張が決まった！」という方は、何から準備・手配するべきか、悩んでしまうことがあるかもしれません。

そこで今回の記事では、急な出張で慌てている方に向けて、どんなことを準備・手配するべきかまとめました。

急な出張で急いで準備・手配すべきこと

持ち物をスーツケース1個分にまとめる

出張の期間によらず、荷物はスーツケース1個分に入る分量に抑えることが理想です。

最悪、細かい忘れ物があっても現地で買い足せばいいので、スーツケース＋旅行バッグというような大荷物は避けた方がいいです。

荷物が重いと持ち運びが辛く、土地勘のない場所でホテルやマンスリーマンションを探す時の妨げになります。

実際、出張に慣れてくると荷づくりがどんどんうまく、早くなっていきます。

⇒　出張の荷物をうまく減らすコツを知りたい方はコチラ
※「長期出張の荷物を賢く減らすための3つのコツ」のコラムへリンクします。

生ゴミの処分をする

急な出張で長く家を開ける際には、生ゴミを置きっぱなしにしないようにしましょう。

「出張から疲れて帰ってきたら、虫がわいていた！」などということになれば、疲れた体にムチをうって掃除に励まなければいけなくなります。

タイミング良く生ゴミの日に出せればいいですが、出すことができなかったというケースもあるようです。

その場合は、新聞紙・ビニール袋などを使って、汁が垂れないようにガッチリと生ゴミの梱包を行い、冷凍庫に保存しておくことが1つの方法です。

出張から帰ってきた時に、冷凍庫に生ゴミを一時保存したことを思い出して下さいね！

座れる保障はないが新幹線は当日手配でも大丈夫

新幹線のチケットの手配については、お盆やGWなどの時期でなければ、忘れていても当日手配で大丈夫です。

ただし、事前予約で指定席が埋まっている場合、自由席になり、自由席が埋まっていれば出張先まで立ったままの乗車になるので、なかなか大変です。

「えきねっと」や「スマートEX」など、新幹線のチケットのネット予約ができるサービスが便利です。

ペットを飼っている人は預ける必要アリ

一人暮らしをされている方の中には、ペットを飼っている方もいらっしゃるかと思います。

1泊ならまだしも、それ以上の期間の出張となると不安で仕方ないですよね。

そのため、信頼できるところでペットを預かってもらうことをオススメします。

ペットの預け方には、以下の方法が例として挙げられます。

• 親しい友人や家族に預けて面倒を見てもらう
• かかりつけの病院に相談する
  (預かりサービスをしている場合あり)
• ペットホテルに預ける
  (ワンちゃんの場合の相場は1泊5,000円前後)
• 出張ペットシッターに依頼する
  (ペットホテルよりも相場は安め)
• ペット可のウィークリーマンションに住むことにして連れて行く

どの方法も、当日いきなり「ペットを預かってほしい！」という訳には行かない方法なので、出張が決まった段階で出来るだけ早く預け方を決めるようにしましょう。

ペットの種類や性格に合わせて、1番ストレスが無いであろう預け方を選んであげたいですね。

急な出張で滞在するホテルやウィークリーマンション手配のポイント

特に大事なのは、出張の滞在先の手配です。

「短期出張」の場合と、「長期出張」の場合に分けて考えてみました。

短期出張の場合

3日前後の短期出張であれば、費用的にビジネスホテルに滞在することがお得です。

ビジネスホテルの場合、空室があれば”飛び込み予約”が可能なケースもありますが、ネットでよく見かける「直前割引」のようなサービスは適用されないことが多いです。

当日手配になったとしても、飛び込み予約はせずホテルに電話を1本入れて、空室の確認と予約をすることをオススメします。

ちなみにビジネスホテルの場合、休日は比較的空いていて平日は混む傾向にあります。

また、紅葉などの観光シーズンに、ビジネスホテルの空室状況が左右されることは割と少なく、その時々のイレギュラーな繁忙期がある(ホテルの近くで何日間か大規模イベントが開かれる時など)ことが特徴です。

旅行に使う一般的なホテルと違う時期に、ビジネスホテルが混んでいるケースは意外と多いので、「この時期だから多分空いてるだろう」と油断して出張先へ行くことは、避けた方が良いです。

⇒　短期出張にビジネスホテルがオススメな理由を知りたい方はコチラ
※「ウィークリーマンションとビジネスホテルの違い」のコラムへリンクします。

長期出張の場合

1週間以上の長期滞在の場合、ビジネスホテルでは予約が取れなかったり、取れたとしても料金が高くなりがちです。

そのため、ウィークリーマンション・マンスリーマンションに滞在することをオススメします。

ここで問題なのは、「急な出張でもウィークリーマンション・マンスリーマンションの予約をすることは可能なのか？」という点です。

会社によって急な予約にどこまで対応できるのかは、異なるかと思いますが、前日の午前中のお問い合わせであれば間に合うケースが多いです。

急な予約であっても、契約のフローに変わりはありません。ただ早く契約を完了するために、入居者は契約書類の送付や前払いの料金の振り込みを急ぐことに、協力する必要はあります。

急な予約の場合、希望するマンスリーマンションに空きがないケースも多いのですが、近い物件・近い条件のウィークリーマンションを探してもらうことは、もちろん可能です。

⇒　長期出張にマンスリーマンションがオススメな理由を知りたい方はコチラ
※「出張にウィークリーマンションを使うメリット」のコラムへリンクします。

ちなみに、「ビジネスホテルとウィークリーマンション・マンスリーマンション、どちらも予約を取ることができなかった！」と言う方は、民泊への滞在を選択肢に入れてみるのもいいかもしれません。

近年はビジネス向けの民泊も増えてきており、急な宿泊に対応してくれるホストさんもいます。

民泊検索の大手サイト「Airbnb(エアービーアンドビー、通称エアビー)」などを活用して、急な出張でも予約できそうな民泊を探してみましょう。

⇒　出張に使える民泊についての情報を集めたい方はコチラ
※「出張で民泊を利用するメリットとデメリット」のコラムへリンクします。

まとめ

以上、初めて急な出張をされる方が知っておきたい、出張前の準備や滞在先を手配する際のポイントをまとめました。

先には触れていませんでしたが、ビジネスホテルとマンスリーマンションを併用する方法もアリです。

例えば”希望するマンスリーマンションが、3日後からなら問題なく空いている”場合、はじめのマンスリーマンションに住めない期間を、ビジネスホテルで過ごすことを選択すれば、希望のマンスリーマンションを諦めずに済みます。

急いでいる時はなかなか頭に浮かびにくいアイデアかもしれませんが、ぜひ参考にしてみてください。

急な出張で滞在するウィークリーマンションを探すならOneLifeにお任せください。